Gutscheine und Sachbezüge für Arbeitnehmer – aktuelle steuerliche Anforderungen
Im Mittelpunkt steht immer die Frage, ob eine Geldleistung oder ein Sachbezug gewährt wird. Nach § 8 EStG gilt: Geldleistungen sind steuerpflichtig, wenn der Arbeitnehmer über einen Geldbetrag verfügen kann. Dazu zählen:
- zweckgebundene Geldzahlungen,
- nachträgliche Kostenerstattungen,
- geldähnliche Vorteile („Geldsurrogate“),
- Geldgutscheine.
Beispiel: Erstattet der Arbeitgeber einen vom Arbeitnehmer gekauften Gutschein, liegt Barlohn vor.
Ein Gutschein ist nur steuerfrei als Sachbezug zu behandeln, wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind:
- Beschränkung auf Waren oder Dienstleistungen: Der Gutschein darf ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen – beim Arbeitgeber oder bei klar definierten Drittanbietern. Nicht zulässig: Gutscheine, mit denen andere Gutscheine erworben werden können.
- Vorgaben des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG): Der Gutschein muss unter die Ausnahme des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG fallen, d. h. er darf nur bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen oder für ein klar begrenztes Waren- oder Dienstleistungsspektrum einlösbar sein.
Nicht zulässig: Gutscheine, die für Produkte von Fremdanbietern (z. B. Marketplace) einlösbar sind.
Bei Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen wird kontrolliert:
- Ob Drittgutscheine erworben werden konnten,
- ob Barauszahlung möglich war,
- ob der Arbeitgeber dies kontrolliert und dokumentiert hat.
Fehlt eine Dokumentation, unterstellt die Finanzverwaltung eine Nutzungsmöglichkeit und fordert Steuern und Sozialversicherungsbeiträge nach.
Hinweis: Für jeden Gutscheinanbieter eine Lohnsteuer-Anrufungsauskunft beim Finanzamt einholen. Keine Gutscheine mit Drittgutschein-Funktion einsetzen. Anbieter regelmäßig auf Sortiment und Bedingungen prüfen. Schriftliche Zusatzvereinbarung mit Arbeitnehmern: Keine Umwandlung in Geld, kein Erwerb weiterer Gutscheine.