Effizientes Dokumentenmanagement

 

Effizienz beim Scannen und bei der Nutzung des Datenraums

 

I. Scannen von Dokumenten

Beim Scannen von Dokumenten für den Informationsaustausch per e-Mail oder Datenraum haben sich folgende Regeln bewährt:

  • Scannen Sie möglichst mit 300 ppi - ob Dokumente farbig, graustufig oder schwarzweiß gescannt werden, ist unerheblich
  • Lassen Sie den Scanner eine pdf-Datei erzeugen - möglichst eine durchsuchbare Variante
  • Nutzen Sie bei der Weiterverarbeitung der Datei die Option "Gescannte pdf-Datei optimieren" mit Standardeinstellungen
  • Speichern Sie die Datei als pdf-Version 1.4 (Datei ... Speichern unter ... Optimiertes pdf ... Kompatibilität herstellen für: Acrobat 5)
  • Bei Adobe Acrobat lässt sich die Nachbearbeitung mit dem Aktionsassistenten (in Versionen bis Acrobat 9 andere Bezeichnung) erleichtern

Andere Einstellungen, insbesondere höhere pdf-Versionen erschweren die Indizierung und das Durchsuchen des Textinhaltes in Dokumentenmanagementsystemen.

 

II. Nutzung des Datenraums

Bei der Nutzung meines Datenraumes haben sich - für die Ziele der Sicherheit und der vollständigen Durchsuchbarkeit aller Dokumente - folgende Regeln bewährt:

  • Ändern Sie das Anfangspasswort und wählen Sie ein möglichst sicheres individuelles Passwort
  • Bedenken Sie, dass die Informationssicherheit im Datenraum und beim Transport relativ hoch ist, nicht notwendigerweise jedoch auf Ihrem Computer
  • Laden Sie nur Office-Dateien hoch sowie pdf-Dateien, die den oben dargestellten Regeln entsprechen

Auch und gerade die papierlose Ablage erfordert präzises Arbeiten! Die Adresse des Datenraums erhalten Sie bei Bedarf jederzeit per e-Mail.

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